Veel mensen hebben een groot archief en bewaren ongelooflijk veel papieren, vaak voor de zekerheid. Hoe lang moet je alle papieren in je archief eigenlijk bewaren? De bewaartermijn voor je administratie verschilt. Als leidraad kun je onderstaande checklist gebruiken. En kom je niet door al die stapels papier heen? Ik help je graag!

Je leven lang bewaren

• notariële stukken (bijv. testamenten, akten)
•  diploma’s, certificaten en getuigschriften
• arbeidscontracten
• inentingspapieren
• jaaropgaven en -overzichten
• medische documenten
• trouwboekje of samenlevingscontract
• geboorte-, adoptie-, en erkenningspapieren.

5 jaar bewaren (particulieren)

•  aangifte inkomstenbelasting: bewaar altijd een kopie/print van de hele aangifte zodat terug te vinden is wat opgegeven is en bewaar (een kopie van) de bewijsstukken erbij:
• jaaropgaven van bank, werkgever, uitkeringsinstantie, pensioenfonds en verzekeraar
•  bankafschriften
• openbaar vervoer-verklaring
•  rekeningen, betalingsbewijzen en bonnetjes van opgevoerde aftrekposten, zoals niet-vergoede ziektekosten, studiekosten, hypotheekrente, erfpacht, lijfrentepremie, partneralimentatie en giften.
•  salarisstroken
•  bankafschriften.

Particulieren zijn niet wettelijk verplicht hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) te bewaren. Maar de belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.

7 jaar bewaren (ondernemers)

• grootboek
• debiteuren- en crediteurenadministratie
• in- en verkoopadministratie
• loonadministratie
• voorraadadministratie
• papieren m.b.t. onroerende goederen moeten minimaal 10 jaar bewaard worden.

Tot het einde van de overeenkomst

•  verzekeringspolissen (alleen het laatste exemplaar)
•  lidmaatschapsbewijzen en abonnementen (alleen het laatste exemplaar)
•  pensioenoverzichten
•  garantiebewijzen en aankoopbonnen
•  servicecontracten
•  arbeidsovereenkomst
•  huurcontract
•  autopapieren (incl. rekeningen garage zolang de auto eigendom is).

Bewaar jij de administratie in ordner(s), digitaal of gebruik je beide mogelijkheden?

Kun jij wel wat hulp gebruiken om je administratie op orde te brengen, grip op je uitgaven te krijgen en meer geld over te houden, neem dan gerust vrijblijvend contact met mij op.