Een overvolle agenda up-to-date en flexibel houden vergt organisatietalent en een flinke dosis creativiteit. Snakt jouw agenda ook naar ruimte en zuurstof? En zijn jouw dagen te vol en gestrest? Dan is het tijd voor een andere aanpak. Met deze adviezen haal je je agenda uit de reanimatiekamer en geef je jezelf meer ademruimte en rust in je hoofd.
Dat een agenda snel vol raakt, hoef ik je niet meer te vertellen. Voor je er erg in hebt, is er geen ruimte meer voor zaken die belangrijk zijn en die energie geven, zoals bijvoorbeeld vakantie. Leg dus eerst de ‘grote keien’ in jouw agenda en in die van je manager, daar bouw je dan de ‘kleine keien’ omheen: alle andere afspraken en to do’s.
Trek bij het begin van het jaar ook tijd uit om alle terugkerende afspraken voor het hele jaar in de agenda te noteren: de jaarlijkse feestdagen, sluitingsdagen van het bedrijf, maar ook de vaste wekelijkse of maandelijkse vergaderingen, het opstellen en versturen van nieuwsbrieven. Laat niets aan het toeval over. Door al die zaken in je agenda te noteren, verminder je de kans dat je gaat uitstellen.
plan je taken en werkzaamheden niet al te strak in, hou rekening met reistijd, plan elke week een tijdblok van minstens enkele uren in om achterstand in te halen of voor onverwachte taken.
Werk met één agenda voor je werk- en privéafspraken, dan ben je het meest efficiënt. Je hebt overzicht en je vermijdt overlap.
Je kunt heel wat tijd winnen met het goed invullen van een agenda. Vaak wordt hier toch erg nonchalant mee omgesprongen. Denk maar eens aan al die keren dat je hebt gezocht naar een telefoonnummer om een afspraak te kunnen verplaatsen. Noteer dus niet alleen het uur, de locatie en de naam van de persoon met wie de afspraak gepland is, maar geef ook het (mobiele) telefoonnummer, de naam van het bedrijf, het adres waar de afspraak plaatsvindt en het onderwerp (of de reden) een plaats in de agenda. Een meeting verplaatsen, doe je voortaan in no time want je hebt alle informatie meteen bij de hand.
Voorzie na elke meeting extra tijd voor follow up-taken, zoals het versturen van bijkomende informatie, het doorsturen van een vergaderverzoek voor een nieuwe meeting, of het schrijven van het verslag – net na de meeting zit alles nog fris in je geheugen en zul je je rapport veel sneller kunnen uitwerken. Je manager zal wellicht gediend zijn met wat extra tijd voor de vergadering, zodat hij of zij de agenda en documenten nog even kan doornemen.
Lig je ook voortdurend in de knoop met het juist inschatten van de tijd die je voor een (routine)taak nodig hebt? Gelukkig kun je dat leren: noteer gedurende enkele weken de duur van je (routine)taken en vermeld er ook bij hoeveel tijd je voor die taak voorzien had. Daarmee krijg je zicht op de exacte duurtijd van je (terugkerende) taken en het is meteen ook een eye-opener, want als het op tijd aankomt, overschatten we onszelf maar al te vaak.
Het behandelen van e-mails kan flink aan je tijd knabbelen. Lees je mails voortaan zoveel mogelijk gegroepeerd, bij voorkeur twee keer per dag, en niet telkens als er een in je inbox valt. Plan de tijd om je e-mails te lezen en te beantwoorden ook in je agenda in. Schakel het ‘ping’-geluid en het pop-up-bericht uit, dan kom je niet in de verleiding om de hele dag door toch met je e-mails bezig te zijn. Probeer het eens uit, je zult eindelijk veel meer taken echt afgewerkt krijgen.
Plan op het eind van elke werkdag een kwartier in om je to do-lijst door te nemen, aan te vullen en je prioriteiten voor de volgende dag te bepalen. Begin de volgende dag met de taak die de hoogste prioriteit heeft. Verzamel alle documenten en nodige informatie voor het afwerken van die taak en leg alles klaar op je bureau. De dag erop zul je geen tijd verliezen met te beslissen wat je zoal gaat doen.
Waarschijnlijk is dit er eentje die je niet consequent in je agenda invoert, maar die je juist vast zou moeten leggen om ze er niet bij in te laten schieten. Denk bijvoorbeeld aan afspraken met vrienden, maar ook aan een avondje uitgebreid dineren met je partner. Sociale zaken die je niet wil laten verdwijnen in de massa van praktische taken die constant een coupe op je agenda proberen te plegen.
Het is dan misschien geen activiteit, maar hoort wel degelijk in je werkdag en daarmee in je agenda thuis. Alleen door pauzes in te plannen, neem je hier ook echt bewust de tijd voor. Want wie hard werkt, moet ook hard ontspannen (vrij vertaald: “work hard, play hard”). Het één werkt niet zonder het ander, dus ga ervoor – zet ze erbij, die pauzemomenten!
Laat dit artikel je inspireren om voortaan ook je agenda als spil te gebruiken, door hem net zo slim in te zetten en consequent te raadplegen gedurende de dag. Deze gewoonte leer je het beste aan door vanaf nu elke keer wanneer je met een bepaalde activiteit klaar bent (zoals ik nu bijvoorbeeld met het schrijven van dit artikel), direct weer je agenda te openen en te bekijken wat er als volgende opstaat. Zo blijf je op elk moment van de dag gefocust op de belangrijke zaken die je je had voorgenomen, en zie je snel hoe eventuele onverwachte zaken je planning beïnvloeden. Meer tips? Neem dan contact op met de Structuur Organizer.
Lees ook mijn blog:
Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *
Reactie *
Naam *
E-mail *
Site
Reactie plaatsen
Δ
